Ecco come procedere per la predisposizione e l'iscrizione a ruolo di un decreto ingiuntivo telematico:

 

1) PREDISPOSIZIONE DEL RICORSO - Il ricorso dovrà essere in formato .PDF per cui andrà redatto utilizzando un qualsiasi programma di scrittura (es. Word, Write di Open Office, ecc.) e trasformato. E' importante precisare che la trasformazione in formato .PDF andrà eseguita direttamente e non tramite stampa del documento e successiva scansione. Per ottenere tale risultato basta utilizzare l'apposita funzione (trasforma in PDF) implementata in quasi tutti i programmi di scrittura.

Si può anche installare sul computer il programma "PDF Creator" scaricabile gratuitamente da QUI. Questo programma aggiungerà a quelle preesistenti una stampante virtuale, per cui, una volta predisposto il ricorso, si dovrà chiedere la stampa  selezionando come stampante non quella abitualmente utilizzata ma quella che comparirà col nome "PDF Creator". E', però, importante ricordare che tale programma, nel convertire i file, disattiva i collegamenti ipertestuali ed i segnalibri, per cui nel caso di protocolli operativi come quello del Tribunale di Roma, che prevedono l'utilizzo di tali strumenti, il suo utilizzo è sconsigliato.

 

Il ricorso deve consentire la pronta individuazione dei suoi elementi essenziali per cui dovranno comparire in maniera chiara e distinguibile utilizzando anche il carattere maiuscolo ed il neretto:

 

a) il nominativo del ricorrente, del debitore principale, del coobligato e dell'eventuale fideiussore con i relativi codici fiscali.

Le imprese dovranno essere identificate mediante le relative ragioni sociali e le espressioni "Ditta", "Società" , ecc. dovranno essere premesse soltanto nell'ipotesi in cui ne facciano parte;

 

b) la somma di cui si chiede l'ingiunzione e, se diverso, l'importo garantito dal fideiussore;

 

c) la natura e la decorrenza degli accessori richiesti;

 

d) il valore della causa;

 

e) l'eventuale richiesta di provvisoria esecuzione che dovrà comparire anche nella intestazione dell'atto.

 

f) l'indicazione delle eventuali spese dell'estratto notarile cosicché il giudice possa agevolmente individuare il relativo capo di domanda.

Inoltre, come detto, alcuni protocolli (come ad esempio quello del Tribunale di Roma):

 

- raccomandano l'utilizzo nell'atto e nell'indice di "... link tra testo e singoli documenti citati ed allegati ...". In sostanza si tratta di creare i così detti "collegamenti ipertestuali", ovvero di inserire nel ricorso alcuni tasti (solitamente costituiti da piccole parti di testo; es. "Doc. 1" o cfr. fatt. 1/14") che, se attivati col mouse, aprono i documenti ai quali si riferiscono. Tale funzione è presente in quasi tutti i programmi di editing ed è abbastanza facile da utilizzare (ad esempio col programma Word 2007, dopo aver evidenziato col mouse la parte di testo da utilizzare come tasto, bisogna spostarsi sul menù "Inserisci" e cliccare su "Collegamento ipertestuale". Si aprirà, così, una finestra dalla quale selezionare il documento che verrà aperto cliccando sul tasto.);

 

- inoltre, soprattutto per ricorsi complessi, raccomandano la strutturazione dell'atto attraverso l'utilizzo dei segnalibri. Anche la creazione dei segnalibri è abbastanza semplice e consiste nel marcare alcuni punti del testo in modo tale da poterli facilmente raggiungere cliccando sul nome di tali segnalibri.

Anche tale funzione è presente in quasi tutti i programmi di editing più utilizzati (ad esempio, col programma Word 2007, dopo aver collocato il cursore nella zona del testo da marcare <ad esempio prima di un titolo, o della parola "PREMESSO", o della parola "CHIEDE", ecc.> bisogna spostarsi sul menù "Inserisci" e cliccare su "Segnalibro". Si aprirà, così, una finestra dalla quale sarà possibile indicare il nome del segnalibro (es. "Premesse", "Conclusioni", ecc.).

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "ricorso".

 

 

2) PREDISPOSIZIONE DELLA PROCURA - La procura andrà predisposta su foglio separato e, per evitare eventuali contestazioni, non dovrà essere generica ma contenere riferimenti (nome delle parti, oggetto, ecc.) al ricorso.

 

- la procura cartacea: se notarile andrà scansionata in formato .PDF, se conferita direttamente dovrà essere stampata, sottoscritta dalla parte e dall'Avvocato per autentica e scansionata in formato .PDF;

 

- la procura sottoscritta digitalmente dalla parte (anche notarile) non potrà essere stampata e scansionata.

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "procura" e non va numerato.

 

 

03) PREDISPOSIZIONE DELLA NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO - Anche se alcuni redattori generano in automatico la nota di iscrizione a ruolo, consiglio comunque di crearne una autonomamente utilizzando gli appositi programmi esistenti. Oltre al più diffuso "Easy Nota", vi è il programma messo a disposizione dal Ministero scaricabile QUI, oppure il software on line (non si dovrà installare alcun programma ma ci si dovrà registrare) messo a disposizione gratuitamente QUI dalla Giuffrè Informatica.

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "nir" e non va numerato.

04) CONTRIBUTO UNIFICATO E MARCA DA BOLLO - Il contributo unificato e la marca da bollo potranno essere versati con i metodi tradizionali (Lottomatica ed F23) o on line.

 

a) PAGAMENTO CON METODI TRADIZIONALI (Lottomatica o F23): il contributo unificato e la marca da bollo vanno scansionati insieme in formato .PDF e depositati in originale al momento del ritiro delle copie o quando richiesti dalla Cancelleria.

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra NON deve essere numerato e deve essere denominato come segue

- pagamento con Lottomatica: "contributo unificato" seguito dal numero del contributo unificato (es. "contributo unificato 00123456789");

- pagamento con F23: "contributo unificato" seguito da un nome significativo (es. "contributo unificato F23 del 30-06-2014").

 

b) PAGAMENTO ONLINE: sarà sufficiente inserire nella busta digitale la ricevuta generata dal sistema e non occorrerà alcun successivo deposito.

 

c) PROCEDIMENTI IN MATERIA DI LAVORO ESENTI DAL PAGAMENTO DEL CONTRIBUTO UNIFICATO: deve essere allegata la autocertificazio.

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "autocertificazione redditi" e non va numerato.

 

5) NOTA SPESE - Anche la nota spese dovrà essere predisposta col programma di scrittura e trasformata direttamente in formato .PDF.

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "nota spese" e non va numerato.

 

6) PREDISPOSIZIONE DELL'INDICE - Anche l'indice dovrà essere predisposto col programma di scrittura e trasformato direttamente in formato .PDF. L'indice dovrà indicare tutti i documenti allegati e denominati con il criterio che si vedrà al successivo punto 6). In protocolli come quello di Roma viene raccomandata la creazione di collegamenti ipertestuali con i documenti cui viene fatto riferimento (vedi superiore punto 1).

 

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "00 indice" o "000 indice" qualora vengano depositati più di 99 documenti.

 

7) PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI -Gli allegati vanno scansionati in singoli file formato .PDF e non possono contenere elementi attivi.

Soltanto nel caso in cui più documenti siano dello stesso tipo (fatture, buste paga, ecc.) possono essere scansionati in un unico file e nel corpo del ricorso i singoli documenti vanno indicati riportando il numero del documento e la pagina (es. "doc. 05 pag. 8" o "doc. 056 pag. 13).

 

 

La denominazione dei files .PDF realizzati con le modalità indicate sopra deve contenere:

- la numerazione progressiva che per depositi fino a 99 documenti dovrà essere sempre di due cifre (quindi, per i primo 9 documenti, si dovrà anteporre uno zero - es. 01, 02, ecc.) mentre per depositi di oltre 99 documenti dovrà essere sempre di tre cifre (quindi, per i primo 9 documenti, si dovranno anteporre due zeri - es. 001, 002, ecc.; mentre per i documenti dal numero 10 al numero 99 si dovrà anteporre uno zero - es. 010, 011, ecc.);

- la sintetica indicazione del documento che non può contenere caratteri speciali (es. lettere accentate, apostrofo e simboli quali !"£$%&/()=?).

 

Esempi di denominazione allegati:

"01 contratto Tizio - Caio del 03-06-13"

"15 lettera Avv. Mevio del 5-11-13"

"056 fatture Gamma Srl"

"143 fax Sig. Rossi del 4-10-11"

 

8) CREAZIONE DELLA BUSTA DIGITALE - Una volta preparati i files relativi al ricorso, alla procura, al contributo unificato, alla marca da bollo, alla nota di iscrizione a ruolo, all'indice ed ai documenti, questi andranno inseriti nella busta digitale tramite un apposito programma chiamato redattore. La busta digitale altro non è che un file con formato .ENC che contiene tutti i documenti sopra indicati, alcuni dei quali - come vedremo - firmati digitalmente. L'unico redattore atti veramente gratuito che sono riuscito a trovare sul web è "SLpct" che può essere scaricato QUI insieme al manuale di installazione e quello di utilizzo. Per tale versatile software ho realizzato anche io una guida che può essere consultata QUI.

 

In questa sede mi limito a riportare alcune indicazioni contenute nel ricordato protocollo operativo del Tribunale di Roma.

 

a) ORDINE DI ACQUISIZIONE DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI - Per poter essere correttamente visualizzati nella console del magistrato gli atti ed i documenti devono essere acquisiti tramite il redattore con la seguente sequenza:

1) RICORSO

2) PROCURA

3) NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO

4) CONTRIBUTO UNIFICATO

5) INDICE    

6) ALLEGATI

7) NOTA SPESE

 

b) RIEPILOGO NUMERAZIONE, DENOMINAZIONE E FIRMA

- RICORSO: non numerato, denominato "ricorso" e firmato digitalmente

- PROCURA: non numerata, denominata "procura" e firmata digitalmente

- NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO: non numerata, denominata "nir" e firmata digitalmente

- CONTRIBUTO UNIFICATO: non numerato, denominato "contributo unificato <+ numero lottomatica o, per l'F23, nome significativo>" e NON firmato digitalmente

- INDICE: numerato e denominato "00 indice" o "000 indice", firmato digitalmente    

- ALLEGATI: numerati, denominati con descrizione sintetica e NON firmati digitalmente

- NOTA SPESE: non numerata, denominata "nota spese" e firmata digitalmente

 

c) SUPERAMENTO DEI 30 MB - Come detto, si raccomanda di firmare digitalmente il ricorso, l'indice, la nota di iscrizione a ruolo, la procura e la nota spese. Per gli altri documenti la firma non è necessaria ed anzi, qualora gli allegati siano molti, è sconsigliabile perché un file sottoscritto digitalmente aumenta molto di dimensioni e si rischierebbe di creare una busta di dimensioni che superano gli standard richiesti (30 mega bite). Comunque, qualora si debba integrare la produzione documentale che supera i 30 mb, si dovrà procedere come segue:

- effettuare un primo invio contenente: il ricorso, la procura, la nota di iscrizione a ruolo, il contributo unificato, l'indice, una parte degli allegati e la nota spese. Il ricorso dovrà necessariamente contenere in forma evidenziata (eventualmente anche nell'intestazione) la richiesta di autorizzazione al Giudice di integrare la documentazione così da renderla corrispondente a quella indicata nell'indice;

- una volta che il ricorso viene iscritto a ruolo, si può procedere ad effettuare un ulteriore invio selezionando nel redattore atti la voce "Fase Introduttiva - Produzioni documentali richieste dal giudice (ProduzioneDocumentiRichiesti). 

 

9) INVIO DELLA BUSTA DIGITALE - Il redattore che ho suggerito, dalla versione 1.09, consente di inviare la busta direttamente utilizzando il programma di posta elettronica installato sul pc; unica accortezza dovrà essere quella di selezionare l'indirizzo PEC del mittente (tutti i client di posta danno la possibilità, una volta predisposta la mail, di selezionare oltre alla mail del destinatario anche quella di chi invia il messaggio).

Qualora, invece, si volesse procedere autonomanete, una volta generata e salvata sul PC, la busta digitale andrà inviata tramite PEC all'Ufficio Giudiziario di destinazione il cui indirizzo di posta certificata può essere trovato QUI (quello del Tribunale di Roma, per esempio, è: tribunale.roma@civile.ptel.giustiziacert.it).

Il messaggio di posta elettronica certificata dovrà essere in formato testo (non HTML) e così strutturato:

 

a) Mittente - dovrà essere inserita la PEC dell'Avvocato che iscrive il ricorso

 

b) Destinatario - dovrà essere inserita la PEC dell'Ufficio Giudiziario al quale inviare la busta

 

c) Oggetto - dovrà essere indicato: "DEPOSITO", lasciato uno spazio ed indicata una stringa identificativa a scelta: “DEPOSITO<spazio><qualsiasi carattere>”; è importante la presenza dello spazio dopo “DEPOSITO” seguito da un testo libero, non vuoto (es. DEPOSITO Ricorso Tizio / Caio)

 

d) Testo del messaggio - il testo è libero, può anche non esserci in quanto non viene letto dal sistema

 

e) Allegato - andrà allegata la busta digitale creata precedentemente col redattore (il file in formato .ENC)

 

10) RISPOSTE DEL SISTEMA - Una volta inviata la PEC con allegata la busta digitale si dovranno ricevere in risposta quattro PEC:

 

- la prima con oggetto: "ACCETTAZIONE: DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>)" solitamente viene ricevuta subito,

 

- la seconda con oggetto: "CONSEGNA: DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>)" solitamente viene ricevuta subito ed è quella che attesta l'avvenuto deposito,

 

- la terza con oggetto "POSTA CERTIFICATA: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>)" solitamente viene ricevuta subito ed, in caso di esito positivo dei controlli automatici, contiene la seguente comunicazione:

 

"Codice esito: 1.

Descrizione esito: --

Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione.",

 

- la quarta con oggetto "POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>) viene ricevuta al momento dell'accettazione della busta digitale da parte della cancelleria e contiene la seguente comunicazione:

 

"Codice esito: 2.
Descrizione esito: --
Accettazione avvenuta con successo.".

 

E' possibile trovare QUI il protocollo per il deposito del decreto ingiuntivo telematico adottato dal Tribunale Civile di Roma.