Deposito telematico di memorie e comparse ex art. 183 e 190 c.p.c.

Ecco come procedere per la predisposizione ed il deposito telematico di memorie e comparse art. ex 183 e 190 c.p.c.:

 

1) PREDISPOSIZIONE DELLE MEMORIE E DELLE COMPARSE - Le memorie e le comparse ex art. 183 e 190 c.p.c. devono essere in formato .PDF per cui vanno redatte utilizzando un qualsiasi programma di scrittura (es. Word, Write di Open Office, ecc.) e trasformate. E' importante precisare che la trasformazione in formato .PDF va eseguita direttamente e non tramite stampa del documento e successiva scansione. Per ottenere tale risultato basta utilizzare l'apposita funzione (trasforma in PDF) implementata in quasi tutti i programmi di scrittura.
Si può anche installare sul computer il programma "PDF Creator" scaricabile gratuitamente da QUI. Questo programma aggiungerà a quelle preesistenti una stampante virtuale, per cui, una volto predisposto il ricorso, si dovrà chiedere la stampa  selezionando come stampante non quella abitualmente utilizzata ma quella che comparirà col nome "PDF Creator". E', però, importante ricordare che tale programma, nel convertire i file, disattiva i collegamenti ipertestuali ed i segnalibri, per cui nel caso di protocolli operativi come quello del Tribunale di Roma, che prevedono l'utilizzo di tali strumenti, il suo utilizzo è sconsigliato.

 

Nel caso di comparsa conclusionale, è opportuno riprodurre nell'atto le conclusioni.

 

Come detto, alcuni protocolli (come ad esempio quello del Tribunale di Roma):

 

- raccomandano l'utilizzo nell'atto e nell'indice di "... link tra testo e singoli documenti citati ed allegati ...". In sostanza si tratta di creare i così detti "collegamenti ipertestuali", ovvero di inserire nel ricorso alcuni tasti (solitamente costituiti da piccole parti di testo; es. "Doc. 1" o cfr. fatt. 1/14") che, se attivati col mouse, aprono i documenti ai quali si riferiscono. Tale funzione è presente in quasi tutti i programmi di editing ed è abbastanza facile da utilizzare (ad esempio col programma Word 2007, dopo aver evidenziato col mouse la parte di testo da utilizzare come tasto, bisogna spostarsi sul menù "Inserisci" e cliccare su "Collegamento ipertestuale". Si aprirà, così, una finestra dalla quale selezionare il documento che verrà aperto cliccando sul tasto.);

- inoltre, soprattutto per ricorsi complessi, raccomandano la strutturazione dell'atto attraverso l'utilizzo dei segnalibri. Anche la creazione dei segnalibri è abbastanza semplice e consiste nel marcare alcuni punti del testo in modo tale da poterli facilmente raggiungere selezionando cliccando sul nome di tali segnalibri.
Anche tale funzione è presente in quali tutti i programmi di editing più utilizzati (ad esempi, col programma Word 2007, dopo aver collocato il cursore nella zona del testo da marcare <ad esempio prima di un titolo, o della parola "PREMESSO", o della parola "CHIEDE", ecc.> bisogna spostarsi sul menù "Inserisci" e cliccare su "Segnalibro". Si aprirà, così, una finestra dalla quale sarà possibile indicare il nome del segnalibro (es. "Premesse", "Conclusioni", ecc.).

Il file .PDF realizzato con le modalità indicate sopra deve essere denominato "atto".

 

2) PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI - Qualora vi siano documenti da allegare, questi vanno scansionati in singoli file formato .PDF e non possono contenere elementi attivi.

Soltanto nel caso in cui più documenti siano dello stesso tipo (fatture, buste paga, ecc.) possono essere scansionati in un unico file e nel corpo dell'atto i singoli documenti vanno indicati riportando il numero del documento e la pagina (es. "doc. 05 pag. 8" o "doc. 056 pag. 13).

La denominazione dei files .PDF realizzati con le modalità indicate sopra deve contenere:

- la numerazione progressiva che per depositi fino a 99 documenti dovrà essere sempre di due cifre (quindi, per i primo 9 documenti, si dovrà anteporre uno zero - es. 01, 02, ecc.) mentre per depositi di oltre 99 documenti dovrà essere sempre di tre cifre (quindi, per i primo 9 documenti, si dovranno anteporre due zeri - es. 001, 002, ecc.; mentre per i documenti dal numero 10 al numero 99 si dovrà anteporre uno zero - es. 010, 011, ecc.);

- la sintetica indicazione del documento che non può contenere caratteri speciali (es. lettere accentate, apostrofo e simboli quali !"£$%&/()=?).

Esempi di denominazione allegati:

"01 contratto Tizio - Caio del 03-06-13"
"15 lettera Avv. Mevio del 5-11-13"
"056 fatture Gamma Srl"
"143 fax Sig. Rossi del 4-10-11"

3) CREAZIONE DELLA BUSTA DIGITALE - Una volta preparati i files relativi alle memorie o comparse ed agli eventuali allegati, questi vanno inseriti nella busta digitale tramite un apposito programma chiamato redattore. La busta digitale altro non è che un file con formato .ENC che contiene tutti i documenti sopra indicati.

Inoltre, sempre tramite il redattore, si deve provvedere a firmare digitalmente l'atto principale (memoria o comparsa) ma non gli allegati.

Le dimensioni della busta non possono superare i 30 mb.

L'unico redattore atti gratuito che sono riuscito a trovare sul web è "SLpct" che può essere scaricato QUI insieme al manuale di installazione e quello di utilizzo. Inoltre QUI si trova una guida da me realizzata. 

 

4) INVIO DELLA BUSTA DIGITALE - Il redattore che ho suggerito, dalla versione 1.09, consente di inviare la busta direttamente utilizzando il programma di posta elettronica installato sul pc; unica accortezza dovrà essere quella di selezionare l'indirizzo PEC del mittente (tutti i client di posta danno la possibilità, una volta predisposta la mail, di selezionare oltre alla mail del destinatario anche quella di chi invia il messaggio).

Qualora, invece, si volesse procedere autonomanente, una volta generata, la busta digitale andrà inviata tramite PEC all'Ufficio Giudiziario di destinazione il cui indirizzo di posta certificata può essere trovato QUI (quello del Tribunale di Roma, per esempio, è: tribunale.roma@civile.ptel.giustiziacert.it).

Il messaggio di posta elettronica certificata dovrà essere in formato testo (non HTML) e così strutturato:

 

a) Mittente - dovrà essere inserita la PEC dell'Avvocato che deposita l'atto

 

b) Destinatario - dovrà essere inserita la PEC dell'Ufficio Giudiziario al quale inviare la busta

 

c) Oggetto - dovrà essere indicato: "DEPOSITO", lasciato uno spazio e riportata una stringa identificativa a scelta: “DEPOSITO<spazio><qualsiasi carattere>”; è importante la presenza dello spazio dopo “DEPOSITO” seguito da un testo libero, non vuoto (es. DEPOSITO Conclusionale Tizio / Caio)

 

d) Testo del messaggio - il testo è libero, può anche non esserci in quanto non viene letto dal sistema

 

e) Allegato - andrà allegata la busta digitale creata precedentemente col redattore (il file in formato .ENC)

 

5) RISPOSTE DEL SISTEMA - Una volta inviata la PEC con allegata la busta digitale si dovranno ricevere in risposta quattro PEC:

 

- la prima con oggetto: "ACCETTAZIONE: DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>)" solitamente viene ricevuta subito,

 

- la seconda con oggetto: "CONSEGNA: DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>)" solitamente viene ricevuta subito ed è quella che attesta l'avvenuto deposito,

 

- la terza con oggetto "POSTA CERTIFICATA: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>)" solitamente viene ricevuta subito ed, in caso di esito positivo dei controlli automatici, contiene la seguente comunicazione:

"Codice esito: 1.

Descrizione esito: --

Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione.",

 

- la quarta con oggetto "POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE DEPOSITO (<data invio>-<stringa identificativa>) viene ricevuta al momento dell'accettazione della busta digitale da parte della cancelleria e contiene la seguente comunicazione:

"Codice esito: 2.
Descrizione esito: --
Accettazione avvenuta con successo.".

 

6) TEMPISTICA - Gli atti telematici devono essere depositati entro le ore 24,00 del giorno di scadenza del termine per il deposito (si precisa che entro tale orario deve essere emessa la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio di posta elettronica certificata all'ufficio giudiziario che farà piena prova del deposito).

 

7) VISIONE DEGLI ATTI DEPOSITATI TELEMATICAMENTE - La cancelleria non stamperà in nessun caso copia cartacea degli atti e dei documenti depositati telematicamente dei quali tutte le parti costituite potranno prendere visione solo ed esclusivamente attraverso il collegamento telematico ai registri di cancelleria ed ai relativi fascicoli informatici. 

Su ciascun fascicolo cartaceo nel quale sia stato effettuato almeno un deposito telematico sarà effettuata, a cura della cancelleria, l’annotazione: “Vi è deposito telematico di atto … . Data e firma del cancelliere”.

 

8) CONSEGNA DELLA COPIA DI CORTESIA - In via temporanea e transitoria i Presidenti di sezione del Tribunale di Roma ed il Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Roma hanno concordato la prassi per la consegna di copia di cortesia dei soli atti (e non dei documenti allegati) depositati telematicamente. Il giorno feriale immediatamente successivo a quello di scadenza del termine previsto per l’ultimo deposito (memoria ex art. 183, co. 6, n. 3 c.p.c. o memoria di replica ex art 190 c.p.c.) i difensori delle parti dovranno consegnare nella cancelleria del giudice, in busta chiusa, la copia integrale degli atti depositati, ma non i documenti allegati. In ogni cancelleria verrà predisposto un “cassetto del magistrato” con l’indicazione nominativa dello stesso, all'interno del quale, a cura della cancelleria, la busta predetta sarà inserita subito dopo la consegna. 

Sulla busta andranno indicati: 

- Cognome del magistrato, 

- Numero di ruolo della causa, 

- Nome dell’avvocato e della parte costituita per la quale si consegna la copia di cortesia, 

- Data dell’udienza successiva (in caso di memorie ex art. 183), 

- Eventuale data della riserva se il termine per il deposito è stato assegnato in quella sede, 

- Data dell’udienza di precisazione delle conclusioni (in caso di comparse e memorie ex art 190 c.p.c). 

La consegna della copia di cortesia non comporta il rilascio di alcuna ricevuta né l’apposizione di alcun timbro da parte delle cancellerie essendo il deposito perfezionato con l’invio telematico dell’atto.

 

Potete trovare QUI il protocollo per il deposito di memorie e comparse ex art. 183 e 190 c.p.c. del Tribunale Civile di Roma.