L'accesso temporanea al fascicolo si ottiene depositando telematicamente un'istanza di visibilità. Tale atto ha, appunto, lo scopo specifico di permettere la visibilità del fascicolo telematico alla parte ancora non costituita in quel giudizio. L'utilizzo più diffuso di tale strumento è quello di consentire l'accesso al futuro opponente al fascicolo monitorio telematico ed ai documenti in esso contenuti.

E', inoltre, possibile inviare detta istanza anche per le cause contenziose, ad esempio nel caso del nuovo procuratore che si deve costituire od in quello del procuratore del convenuto contumace.

Stessa possibilità è data per le esecuzioni mobiliari ed immobiliari ad esempio al difensore del debitore o a quello del creditore che intende procedere a depositare un atto di intervento.

 

Ecco come procedere per eseguire il deposito dell'istanza di visibilità provvisoria del fascicolo telematico:

 

1) PREDISPOSIZIONE DELL'ISTANZA DI VISIBILITA' - L'istanza di visibilità del fascicolo telematico deve essere predisposta con un qualsiasi programma di scrittura (es. Word) e convertita direttamente in formato .PDF (non stampata e scansionata). Questo perché l'istanza andrà a costituire l'atto principale contenuto nella busta digitale.

 

L'istanza di visibilità deve necessariamente contenere:

- i riferimenti del fascicolo al quale si chiede l'accesso (Tribunale e Numero di ruolo)

- le generalità complete della parte istante

- il codice fiscale della parte istante

- le generalità complete del procuratore della parte istante (che dovrà coincidere col mittente della busta)

- il codice fiscale del procuratore della parte istante

- il riferimento alla delega che andrà depositata telematicamente come allegato

- la chiara indicazione dei motivi per i quali si richiede l'accesso al fascicolo

 

2) PREDISPOSIZIONE DEGLI ALLEGATI - Come allegato dovrà sempre esservi la delega concessa dalla parte per la presa visione del fascicolo. Detta delega andrà stampata, sottoscritta dalla parte e dall'Avvocato per autentica e scansionata in formato .PDF. Inoltre, per evitare eventuali contestazioni, non dovrà essere generica ma contenere riferimenti (nome delle parti, oggetto, ecc.) all'istanza di visibilità.

 

Anche se non è obbligatorio, è comunque consigliabile allegare pure l'atto in conseguenza del quale si chiede l'accesso al fascicolo telematico (es. decreto ingiuntivo notificato, atto di citazione notificato, atto di pignoramento notificato, ecc.).

  

3) PREDISPOSIZIONE ED INVIO DELLA BUSTA DIGITALE - Una volta predisposti l'istanza, la delega e gli eventuali ulteriori allegati, si dovrà utilizzare un redattore atti per creare la busta digitale. Il redattore andrà così configurato:

a) Registro: quello relativo al fascicolo che si intende visionare (es. "Contenzioso Civile" o "Esecuzioni Mobiliari" , ecc.)

b) Ruolo: quello relativo al fascicolo che si intende visionare (es. Procedimenti Speciali Sommari" o "Generale delle Esecuzioni Civili", ecc.)

c) Atti: "Atto di richiesta visibilità"

d) Ufficio: "Tribunale Ordinario di Roma"

e) Numero del procedimento: "INSERIRE IL NUMERO DI RUOLO RELATIVO AL PROCEDIMENTO"

f) Anno: "INSERIRE L'ANNO RELATIVO AL NUMERO DI RUOLO DEL PROCEDIMENTO"

g) Quando il redattore chiede di allegare gli atti ed i documenti si dovrà inserire l'istanza come documento principale e la delega nonché gli altri documenti come allegati

h) I documenti da firmare digitalmente dovranno essere soltanto l'istanza di visibilità e la delega (oltre, ovviamente, il file "Dati Atto" generato automaticamente dal redattore).

 

Una volta inviata la busta digitale, come di consueto, si dovranno ricevere le quattro PEC: "Accettazione", "Consegna", "Controlli automatici positivi" e "Accettazione Busta". 

 

4) ATTIVITA' DELLA CANCELLERIA - Il Cancelliere, ricevuta la busta telematica e valutata la richiesta di consultazione, potrà accoglierla o rifiutarla comunicando l’esito tramite invio di un biglietto di cancelleria all'indirizzo PEC del richiedente.

L'autorizzazione all'accesso al fascicolo informatico sarà limitata nella durata e nella fase in cui si è autorizzati a consultare i fascicoli; si avranno le stesse possibilità di operare che hanno gli avvocati costituiti normalmente e, quindi, autorizzati alla consultazione.

Il nulla osta scadrà alle ore 24:00 del giorno impostato nel campo "data fine visibilità". Per esempio, ipotizzando che la durata preimpostata nel sistema sia di due giorni solari, se il nulla osta è stato concesso venerdì 4 aprile 2014 alle ore 11:00, lo stesso scadrà domenica 6 aprile 2014 alle ore 24:00.

Nello storico dell'evento sarà riportata la dicitura: "Concessa autorizzazione alla consultazione del fascicolo a <nome soggetto> dal <data inizio visibilità > sino alle 24;00 del <data fine visibilità> ".